Быстрое внедрение «1С:ERP» для регламентированного и раздельного учёта (по ГОЗ) без запуска системы в производстве

В настоящей статье я хочу обсудить вопрос, который в среде специалистов по внедрению «1C:ERP Управление предприятием» («1С:ERP») вызывает довольно много разногласий: можно ли запускать регламентированный учёт в «1С:ERP» без полноценного внедрения производственного блока и нужно ли это делать, и какой минимально возможный срок такого внедрения, который не снизит существенно качество полученной системы.

Многие специалисты по внедрению «1С:ERP» уверены, что начинать внедрение «1С:ERP» нужно с оперативного контура, в частности с блока производства, а уже после того, как оперативный контур заработает, можно подключать регламентированный учёт.

Однако, основываясь на своем опыте внедрения системы «1С:ERP», хочу сказать, что на большинстве предприятий ОПК, которые приняли решение о внедрении новой системы, основным заказчиком является главный бухгалтер предприятия, а, следовательно, блок регламентированного учёта является тем самым блоком, внедрение которого заказчик ожидает прежде всего. А уже вслед за внедрением регламентированного учёта — последовательное (или одновременное) внедрение блоков оперативного контура.

Сейчас немного о сроках.

Блок регламентированного учёта возможно внедрить наиболее быстро, а тем более имея определенные наработки и опыт, потому что все операции известны, имеют конкретные рамки и сроки, определены законодательством. При внедрении регламентированного учёта есть возможность «на берегу» определить границы проекта, результаты и сроки их достижения.

Итак, как же, по моему мнению, можно внедрить регламентированный учёт, раздельный учёт для целей ГОЗ, быстро и при этом оставить «задел» для дальнейшего развития системы без пересмотра уже запущенных в системе процессов.

Отработанный алгоритм этапов внедрения: процесс внедрения разбит на шаги. Для каждого шага есть свои шаблоны выходных документов, которые корректируются под особенности предприятия. Мы придерживаемся таких этапов:

• обследование,
• моделирование прототипа системы,
• написание Функциональной модели,
• выполнение доработок по функциональным разрывам, выявленным на этапе моделирования,
• обучение,
• начальная подготовка базы.

Для сокращения длительности проекта, этапы внедрения могут «накладываться» друг на друга: например, подготовка прототипа начинается параллельно с обследованием. Доработки начинают выполняться параллельно с защитой ФМ, по мере согласования решений с Заказчиком.

Такой «параллельный» метод выполнения этапов требует высокой степени доверия между Заказчиком и Исполнителем.

Отработанный механизм загрузки начальных данных: готовые шаблоны, которые предоставляются заказчику для заполнения; готовые обработки по загрузке, которые не разрабатываются с нуля, а только дорабатываются под особенности текущего предприятия.

Одним из важных вопросов, который необходимо проработать перед внедрением, является вопрос «кто будет вносить первичные документы в систему?» От ответа на этот вопрос в значительной степени будет зависеть сложность, а значит и скорость запуска регламентированного учёта.

Если во внедрении участвует только служба бухгалтерии и всю первичку в ERP-систему будут вносить бухгалтера, то запуск регламентированного учёта значительно упрощается: все процессы сосредоточены в руках одной службы, количество пользователей, которых нужно обучить, меньше и т.п.

Если же первичку вносят пользователи на местах кладовщики, закупщики, договорники и прочие, то количество вовлеченных в процесс служб увеличивается, внедрение становится сложнее и длительнее.

Необходимые условия успешного быстрого запуска регучёта — на стороне Заказчика. Должны быть выделены ключевые сотрудники, максимально вовлеченные в процесс внедрения. В составе команды от заказчика должны быть представители функционального заказчика — эксперты по автоматизируемым областям, а также ИТ-специалисты, которые будут в перспективе поддерживать внедряемую систему.

Также, со стороны Исполнителя, категорически важно найти команду, имеющую опыт внедрения регучёта на подобных предприятиях. Компетенции такой команды позволяют существенно снизить сроки внедрения за счёт имеющихся знаний и наработок, не тратится время на погружение в проблематику.

Минимальный состав ролей в команде:
• руководитель проекта/архитектор (совмещение двух ролей сокращает сроки внедрения за счёт исключения согласований внутри команды),
• консультант по бухучёту,
• консультант по налоговому учёту,
• консультант по раздельному учёту,
• разработчик на интеграции и загрузки начальных остатков,
• разработчик на модификацию конфигурации.

Количество сотрудников на каждую роль может варьироваться в зависимости от объёмов предприятия и количества активных пользователей будущей системы. Некоторые роли может совмещать один специалист, например, консультант по бухгалтерскому, налоговому и раздельному учёту вполне может совмещаться в одном опытном специалисте.

Сейчас расскажу самый ключевой момент, который позволяет внедрить «1С:ERP Управление предприятием» для регламентированного и раздельного учёта (по ГОЗ) без запуска системы в производстве.

Даже при внедрении только регучёта, наличие производственных документов в системе все равно необходимо. Мы используем самый простой вариант — без планирования, без ресурсных спецификаций, и конечно, без производственных операций. Для упрощения работы с производственными документами нами выполнены доработки, которые стандартно используются на всех проектах: «Заказы на производство» создаются автоматически на основании «Заказов клиентов», также автоматически создаются «Этапы производства». Материальные затраты не отражаются непосредственно в «Этапах», а включаются в «Этапы» посредством распределения автоматическими обработками в конце месяца.

Для целей раздельного учёта по ГОЗ у нас имеются собственные доработки для позаказного учёта и распределения затрат по ФОТ. Мы разработали свой механизм по фиксации сложных баз распределения постатейных расходов.

Мы не утверждаем, что внедрение «1C:ERP» обязательно должно идти «от бухгалтерии». У нас есть опыт внедрений и от бухгалтерии, и от оперативных служб. Но, если финансовый контур надо запустить быстро, или производственные службы еще не готовы к такой автоматизации, или для предприятия критически важно, чтобы производство работало непрерывно, без остановки, то наш опыт запуска ERP от бухгалтерии оказывается очень востребован.