- Главная
- Наша экспертиза
- Управление проектами
- Внедрение «1С:Документооборот» с нуля на предприятии
Внедрение «1С:Документооборот» с нуля на предприятии
Если вы пока не имели дела с системой «1С:Документооборот» («1С:ДО»), давайте немного расскажем о том, что она собой представляет и какие вопросы вам придётся решить до того, как приступить к её внедрению.
Вопросы эффективности
«1С:Документооборот» («1С:ДО») предназначен для работы с документами на предприятии. Эффективное внедрение системы может ускорить оборот документов в сравнении с бумажным или частично бумажным оборотом [часть документов обрабатывается вручную, часть – в Excel] кратно. Ещё один плюс: на предприятиях сокращается количество используемой бумаги. Система даёт возможность назначать ответственных и следить за решением задач, держать под контролем сроки их выполнения, упорядочить, сделать прозрачнее множество бизнес-процессов. Чем больше объём документооборота и сложнее его маршрутизация, тем полезнее оказывается для предприятия внедрение и настройка системы.
Интеграция с «1С:ERP»
«1С:ДО» прекрасно интегрируется со множеством других систем «1С» и особенно часто её используют в связке с систему комплексной автоматизации «1С:ERP Управление предприятием 2». По секрету: опытные интеграторы разрабатывают на основании «1С:Документооборота» новые продукты, настолько удобен, универсален её функционал.
Виды документов
Итак, ближе к делу. Для начала нужно определиться, какие виды документов будут ходить в системе.
На предприятиях, например, оборонного сектора это могут быть следующие документы, связанные с внешним контуром:
1. Письма / запросы
2. Приказы, распоряжения, поручения, протоколы холдинга, головной организации дивизиона
3. Счета / акты / счета-фактуры
4. Спецификации
5. Акты сверки
6. Договоры / контракты / дополнительные соглашения / пояснительные записки к договорам
7. РКМ
8. Заключения ВП сторонних организаций
9. Коммерческие предложения
10. Технические задания
Внутренние документы:
1. Приказы, распоряжения
2. Служебные записки
3. Протоколы оперативных совещаний
4. План-графики
5. Поручения
К каждому виду документов можно настроить свой индивидуальный порядок действий.
Состав документов, или Реквизиты типовые и дополнительные
Документ могут дополнять следующие реквизиты:
• отражение принадлежности к определённой группе документов,
• ограничение по сроку исполнения,
• учёт срок действия документа,
• учёт суммы, которой он касается,
• контроль наличия оригинала,
• указание ответственного,
• различного вида таблицы,
• указание куратора договора,
• данные государственной регистрации,
• уведомление ФАС,
• указание номера документа о расторжении договора,
• доходный / расходный договор,
• ГОЗ-договор / коммерческий / трудовой,
• гриф документа (степень секретности),
• и многие другие.
К каждому виду документа можно какие-то шаблоны печатных форм и свой маршрут согласований.
Маршруты согласований
Пример маршрута согласований документа
Письма / запросы холдинга, головной организации дивизиона → генеральный директор (копия → советнику генерального директора) → ответственным исполнителям (возможно делегирование).
*В случае постановки на контроль копия письма направляется Иванову И.И.
Далее маршрут определить невозможно.
В типовой маршрут работы на предприятии с документом можно добавить дополнительные шаги, а также условия. Как это может выглядеть?
Пример типового маршрута
Система позволяет настраивать параллельные согласования, согласования с прерываниями, согласования с возвратами на предыдущие этапы и реализовать множество других промежуточных условий.
Пример расширенного маршрута
Пример процесса построения маршрута с дополнительными шагами и условием [условием может быть, например: «на рассмотрение руководству отправляются суммы по закупкам от 1 000 000 рублей»].
Нумерация и шаблоны документов
В «1С:Документооборот» предусмотрена возможность формирования сложной нумерации, в которой могут быть отражены тип договора, номер подразделения, регистрационный номер документа, тип номенклатуры и многое другое.
Если специалисты-интеграторы создадут шаблоны документов, из этих шаблонов на предприятии смогут создавать на основе их новые документы, изменяя частично их состав.
Распределение прав доступа
Не самый простой этап внедрения «1С:Докоментооборот» — распределение прав доступа и редактирования документов. Придётся определиться с тем:
• каким группам пользователей и отдельным пользователям на какие действия с документами будут даны права,
• на всех ли этапах движения документа эти права будут оставаться одними и теми же или будут меняться и пр.
Сама система распределения доступа в «1С:ДО» устроена вполне удобно благодаря раскрывающимся спискам и системе автоподстановки. Доступность документа отражается в «Грифе доступа». Сохраняется история переписки по каждому конкретному документу.
Вот мы и пробежались поверхностно по базовым особенностям и возможностям системы «1С:Документооборот», не углубляясь в тонкости сложных настроек. Готовы рассказать о преимуществах внедрения системы «1С:Документооборот» больше.
Почему доверить внедрение электронного документооборота лучше профессионалам? За годы специалисты-практики нашли более простые пути решения множества задач и умеют внедрять систему с максимальной эффективностью. Подскажут, где кроются подводные камни и позаботятся о том, чтобы их обойти и прийти к намеченной цели максимально быстро.
→ 3 года с ERP в отделе закупок: выводы, промежуточные итоги
→ Нюансы настройки динамического планирования в «1С:ERP»
→ Компенсировать внедрение отечественного ПО на предприятиях субсидиями и грантами от государства?
→ Модуль WMS или модуль «Склад» в «1С:ERP»
→ «1С:ЗУП» – в ERP или нет?
Мы на связи: +7 (495) 120-40-02
