Как с помощью 1С ERP Управление холдингом повысить прозрачность процедуры закупки и снизить стоимость закупки партии

В настоящей статье мы расскажем про специально разработанное рабочее место (АРМ) в 1С ERP Управление холдингом, которое предназначено для обобщения и группировки документов закупок с аналогичными потребностями по ТМЦ в разрезе Складов, Номенклатуры, Сроков поставки, что позволяет в результате анализа оформить единый заказ поставщику на ТМЦ, укрупнив партии закупки, и соответственно, снизить стоимость закупки партии. Также АРМ позволяет повысить прозрачность процедуры закупки.

На момент автоматизации подсистемы внутреннего обеспечения и закупок в организации были сложности с фиксацией потребности в ТМЦ от подразделений в системе, и прозрачности их реализации на различных этапах (оформлен заказ поставщику, поступление на склад, списание ТМЦ по требованию инициатора).

Необходимо было разработать бизнес-процесс с использованием стандартных документов системы, который позволял бы регистрировать потребность в ТМЦ от сотрудника любого подразделения, и выполнять закупки и фиксации поступления ТМЦ на склад с оповещением заинтересованных лиц.

Согласована следующая последовательность действий и операций:

1. Регистрация потребности в ТМЦ от инициатора с использованием стандартного документа Заказ на внутреннее потребление товаров.

При регистрации потребности необходимо учитывать уникальные позиции к закупке – признак «Обособленно» в табличной части. Закупка данных позиций будет реализована строго под конкретный заказ на внутреннее потребление.

2. Согласование документа потребности по регламенту и назначение ответственных за выполнение закупки.

3. Анализ потребности в ТМЦ в специализированном рабочем месте (далее АРМ) в разрезе ответственного (Исполнитель) за закупку.

АРМ предназначен, в первую очередь, для обобщения и группировки документов с аналогичными потребностями по ТМЦ в разрезе Складов, Номенклатуры, Сроков поставки, что позволяет в результате анализа оформить единый заказ поставщику на ТМЦ, укрупнив партии закупки.

Обработка представляет собой табличную часть с настраиваемыми отборами, что позволяет управлять составом позиций в табличной части.

В разработанном АРМ для сотрудников МТО выведена максимально полная информация для анализа потребности в ТМЦ, состояния обеспечения этих потребностей на складах существенно снижая трудозатраты по анализу и сравнению данных.

4. На основании проведенного анализа данных (остатки на складах, количество в заказах поставщику) сотрудником МТО могут быть сформированы документы Заказ поставщику непосредственно из АРМ, что позволяет автоматически заполнить табличную часть документа, освобождая пользователей от ручного подбора ТМЦ и заполнении данных по количеству в Заказах поставщику.

Для этого необходимо напротив каждой номенклатуры к заказу установить значение по количеству и выполнить команду Сформировать заказ.

По умолчанию система автоматически сформирует «технический» заказ на абстрактного поставщика, для регистрации старта процесса по закупочной деятельности, когда поставщик еще не известен. Это позволит повысить прозрачность процедуры закупки – в рамках «технического» заказа выполняется поиск поставщика, согласование стоимости закупки, утверждение спецификации и прочие процедуры, которые обычно выполняются вне системы. Регистрация же «технических» заказов позволит инициатору закупки отслеживать закупочную деятельность по своим позициям в системе с использованием стандартного функционала.

Сформированные «технические» заказы поставщику отражаются в отдельной колонке, тем самым «не смешиваясь» с согласованными заказами поставщику.

После согласования и утверждения счета на оплату, спецификации по заказу данный документ может быть изменен под фактические данные. Для этого достаточно изменить данные по закладке Основное и стоимости закупки. Открыть «технический» заказ можно непосредственно из АРМ или из журнала заказов поставщику.

5. Реализация поставки по заказу ТМЦ на склад и автоматическое оповещение инициатора закупки о поступлении заказанных ТМЦ на склад.

Формирование Задания на основании Заказа на внутреннее потребление о возможности списания ТМЦ в необходимом количестве.

Данная функция избавляет инициатора закупки от необходимости постоянно мониторить состояние выполнения и поступления ТМЦ на склад, что существенно снижает трудоемкость конкретного пользователя.

Инициатору закупки остается только подойти на склад и запросить необходимые материалы к списанию.

Внедрения данного бизнес-процесса в рамках закупочной деятельности под запрос ТМЦ от инициаторов с использованием АРМ имело следующий эффект:

• существенно сократились трудозатраты по фиксации документов в системе - формирование заказа поставщику в автоматическом режиме по данным АРМ
• повысился контроль выполнения закупки по составу и срокам потребности
• повысилась прозрачность состояния обеспеченности (использование «технических» заказов)
• автоматизация оповещений инициаторов закупки о поступлении ТМЦ на склад привело к существенному сокращению трудозатрат по мониторингу выполнения заказа на внутреннее потребление.